Как распорядиться временем или как успевать больше?

На работе у нас есть много инструментов для того, чтобы планировать свое время. И, есть несколько способов того, от чего мы отталкиваемся при планировании. Хочу их рассмотреть ниже подробнее.

1. Планировать на выполнение задачи меньше времени, чем требуется.

Недавно пришла к такому выводу, что при планировании устанавливаю очень маленькие сроки для выполнения задач. Например, планирую написать инструкцию по отгрузке товара для менеджеров по продажам, а выделяю на это 1 час, хотя когда начинаю ее писать, то понимаю, что эта инструкция должна быть максимально подробна, а также служить для новых сотрудников, которые этого ни разу не делали, поэтому там должно быть еще масса картинок, а также, чтобы все было изложено последовательно и верно. И, по завершении работы, я понимаю, что я делала документ 3 часа (с отвлеканиями на рабочие вопросы). 

Я понимаю, что инструкцию я сделала, но какое-то задание, которое стояла в плане после этого сегодня уже нужно перенести, потому что день запланирован плотно и через 5 мин. начнется координация с руководителями.

Я подумала о том, что когда это делаешь в первый раз, то тяжело спланировать время выполнения задач, поэтому если в следующий раз мне нужно будет написать инструкцию, то я выделю на это 2 часа и не буду отвлекаться на мелочи в это время, лучше сесть в отдельном кабинете и закрыть дверь.

2. Сколько времени дашь на выполнение задачи, за столько она и будет сделана.

Я знаю такую истину, что человек сделает задание ровно за то количество времени, которое ты ему на это выделишь. Поэтому, если координация через 3 дня, то подготовка к координации будет происходить за 1-2 часа до нее, а не в течение 3 дней. То, есть теоритически, если бы мне дали всего 1 час на написание инструкции, то я бы или описала ее проще или не отвлекалась на решение других вопросов, но сделала бы. Если бы мне выделили 30 мин., тогда бы я не успела выполнить задание и оно осталось бы не завершенным.

3. Планировать на выполнение задачи больше времени, чем требуется.

Недавно, у меня был пример того, что группа людей считала, что справится с легким заданием (поставить на нужные места предметы, которые у них были в руках) за 1-5 мин. Объяснения были таковы, что каждый был уверен за себя, но на другого не мог рассчитывать, поэтому заведомо растягивали время, хотя при выполнении этого задания оно заняло всего 12 сек. То есть, в среднем, мы рассчитываем на то, что сделаем работу за время минимум в 5 раз большее, чем это есть на самом деле.

Почему так происходит:

1. Потому что мы делаем задачу в первый раз и даем себе запас времени, чтобы точно успеть сделать эту задачу.
2. Потому что выполнение нашей задачи зависит еще от нескольких человек и мы не уверены в том, что они сделают задачу в сроки, тогда нам прийдется переносить договоренности, поэтому заранее учитываем это время в планировании.
3. Мы не уверены в себе, в том что можем делать больше и быстрее и расставить предметы по комнате за 12 сек., а не за 1 или 5 мин.

Тем не менее, когда мы просто берем и делаем задачу, то она занимает минимум времени, гораздо меньше, чем время на принятие решения делать ли эту задачу, когда делать ее, с кем делать, как делать, сколько времени это займет. 

Я согласна, что планирование - это неотъемлемая часть работы сотрудника, руководителя. Главное, чтобы оно не делало Вас менее эффективным, то есть какие-то задачи нужно просто взять и сделать сразу, не откладывая, а какие-то спланировать для выполнения.

Я уверена, если бы группе людей сказали, что если они выполнят задание и каждый получит по 1000 дол., то задание было бы сделано за 5-7 сек., то есть где-то в 2 раза быстрее.

Поэтому, как вывод могу сказать, что планирование - это мощный инструмент в руках сотрудника, а также руководителя, нужно только понимать от чего отталкивается сотрудник при планировании, может ли он делать больше и быстрее или у него нет мотивации делать что-то, или он просто не уверен в себе и других членах команды. 

Если это так, то зная причины, руководителю будет проще с этим справляться, чтобы сотрудники использовали планирование для повышения собственной эффективности и эффективности работы компании.

© Петрук Ольга. 2014