Нужен сотрудник в отдел? Загружены на 120%? Хорошо. Заполните заявку на найм и опишите должностную инструкцию.

Обычно, найм начинается с того, что у нас появилось понимание, что человек на определенной должности нам нужен, а также что он будет выполнять — какие функции и за производство каких продуктов он будет ответственный. 

Менеджер по найму персонала, до того как нанимать кого-то, до того как подавать объявление о найме и идти в спор с финансовым директором о том, откуда мы возьмем денег на з/п еще одного сотрудника, попросит описать идеальную картину человека, который должен быть принят на работу.

В заявке на найм нужно будет описать:

1. На какую должность мы его принимаем;
2. Кто будет его непосредственный руководитель;
3. Какие у него будут основные обязанности;
4. Как будет измеряться результат его труда;
5. Какими 3 (тремя) главными чертами должен обладать человек, например, быстро учится и применяет на практике, легко вступает в общение с людьми, легко начинает и всегда завершает дела, несмотря на препятствия;
6. Указать возраст, пол, привычки или указать, что это не имеет значения;
7. Указать будет работа связана с командировками и какой длительности или нет;
8. Важен опыт работы или нет, какого опыта работы не должно быть, потому что, например, бывшего служащего спецслужб не стоит брать на менеджера по персоналу или тренера по обучению. Иногда профессия или образование может отложить свой неизгладимый след на характер, манеру поведения человека;
9. Какими навыками работы на компьютере должен обладать;
10. Какими специальными программами должен уметь пользоваться для работы, например, 1C;
11. Необходимо ли знание иностранных языков, например, если нужно будет выезжать открывать филиал в Китае;
12. Указать чего вы ожидаете от человека на такой должности по сроку работы в компании — это 1-2 года или 30-40 лет, а также какая будет перспектива его развития в компании, например, берем помощника бухгалтера, ожидается что со временем станет главным бухгалтером и обучится на аудитора.

Это все чрезвычайно важно для менеджера по найму, потому что ему будет проще делать первичный отбор, проверять необходимые навыки, а не все навыки, что есть у человека, потому что в таком случае подходящего кандидата найти не возможно.

Не рекомендую: указывать те характеристики, которые не важны для вас, даже если желательны, потому что менеджер по найму может потерять приоритет, будет тяжелее искать подходящего кандидата, кандидат может быть выбран по желательным критериям, а обязательных может не оказаться, а также сам кандидат будет страдать от нещадных собеседований менеджера по найму, который хочет проверить все и сразу.

Для того, чтобы это описать человека, которого нужно нанять по изложенным выше пунктам, может уйти какое-то время, потому что:

1. Сам человек, который должен это написать скорее всего занят, потому что ему в отдел нанимают еще одного сотрудника для помощи;
2. Бывает такое, что нужно передать должность, которую вы умеете хорошо делать, но вот описать что именно вы делаете, как кажется, не возможно.

Почему не возможно описать:

1. Вы очень заняты и для вас быстрее сделать самому, чем написать это описание для менеджера по персоналу, чтобы начался найм;
2. Вы делаете некоторые вещи просто интуитивно и не знаете как это описать верно, чтобы другой человек это выполнял, вы даже не знаете как это правильно назвать. Например, утром я выхожу из своего кабинета на 5-10 мин., прохожу по офису, спрашиваю у нескольких сотрудников что они делают и как у них дела, какие есть хорошие новости. Но иногда я выхожу и на 15 мин., иногда это происходит не утром, я подхожу не ко всем, а только к отдельным людям, которых выбрал не знаю даже сам почему.
3. Не считаете, что то, что делаете является верным и это должен делать человек, когда займет эту должность.
4. Целый день вы заняты, но не понимаете чем — этот подошел, спросил, с этим пообщался поддержал дружеский разговор, с этим встретился и нельзя было просто пройти, потому что клиент, который приносит 10% прибыли компании и другое.
5. Не можете вообще описать чем занимаетесь; такое впечатление, что делаете что-то не то и только, когда все уйдут в 18:00 садитесь поработать;
6. Целый день только и делаете, что разговариваете, решаете проблемы окружающих;
7. Делаете так много, что не можете выделить время, чтобы описать это. Кажется, что это может занять целую неделю, хотя никогда не делали этого раньше. Вы же не можете выделить неделю для этого, потому что вы заняты и без вас за 1 час в компании все рухнет.
8. Перестаете разговаривать по телефону только когда спите.
9. Уже 6 раз попили чай и сделали всю работу, придумали себе еще работы, чтобы только не садится делать это задание.

Этот список можно продолжать и, я думаю, что каждый руководитель узнал где-то себя самого, а осознание проблемы — это уже 50% ее решения.

Хочу поделится своими успешными действиями написания должностных инструкций, обязанностей.

Когда вы начинаете писать такую инструкцию, то должны понимать, что:

1. Чем выше должность, тем большую область она затронет и, возможно, повлияет на деятельность всех сотрудников, которые работают с человеком на этой должности или найдутся те, кто должен работать, но не делает этого.
2. Описание инструкции будет подразумевать создание правил работы на этом посту, поэтому несомненно нужно, чтобы человек сам хорошо понимал как было бы правильно, но для этого нужно вначале понять как сейчас происходит, даже если сейчас все идет не идеально.

Я бы рекомендовала временно стать самому на эту должность и разобраться в том:

1. Сколько сейчас непосредственных руководителей у этой должности и бывает такое, что это не один человек;
2. С какими запросами приходят к человеку на этой должности (причем, не стоит сразу решить все вопросы, если вы видите, что что-то идет не так, просто наблюдайте);
3. Кто приносит эти запросы (может быть такое, что весь хаос создают 2-3 человека, которые не знают к кому идти, поэтому идут к этому человеку, потому что он знает что-то в этом и достаточно добр, потому что отвечает и глуп, если отвечает на вопросы, которые не относятся к его области деятельности);
4. Завести папку на кольцах и дырокол (не нужны файлы, это будет только останавливать, все должно быть максимально просто) для того, чтобы подкалывать все документы, которые пришли к вам и были обработаны (планы, записки, информация, одобренные решения, можно даже распечатывать переписку). Возможно, что из этой папки вы потом распределите документы даже не на одного, а на двух сотрудников или передадите функции тем людям, которые их просто избегают.

Заведите себе файл в эл. виде, где вы будете описывать все выводы в отношении того, что происходит с вами на этом посту, причем в той последовательности в которой они происходят, например, пришел Петя, спросил как делать отгрузку, я объяснил Пете как делать отгрузку и описал, что для этого нужно зайти в программу, нажать кнопку и учесть, что это нужно делать под его личным логином и паролем по ссылке такой).

Очень важно научится пользоваться такой базовой программой как «Ножницы», которая вырезает часть экрана и делает картинку, тогда можно писать инструкции еще проще, описывая и показывая на какую кнопку нажать.

Сначала это будет документ, в котором логичным и правильным будет только нумерация страниц, вначале будет сказано о том, как делать отгрузку, потому что с Петей надо делать утреннюю координацию и 9:15 до 9:30, потом что Маша приходит 1 раз в неделю согласовывать план работы склада (и знак вопроса, потому что Маша бухгалтер, а я руководитель отдела продаж).

Дальше, где-то через 1-3 мес. вы почувствуете, что ничего нового уже не встречается, вы уже начинаете понимать, к кому должна ходить Маша и, что согласовывать план должен Федя с его руководителем, а не Маша с вами.

Рекомендация: в это время наблюдения вести очень четкий хронометраж времени и заданий письменно, потому что это пригодится в описании должностной инструкции, когда нужно будет понимать сколько времени на это тратилось вначале, сколько после и сколько должно бы тратится.

Рекомендация: стараться все документы хранить на Google Диске или другом месте в интернете, чтобы можно было при описании давать ссылки на примеры, типовые документы, чтобы к некоторым документам давать доступ только людям на определенных должностях, а не всем и сразу от работника склада до высшего уровня руководителей компании.

У вас начнет появляться понимание того, как необходимо делать и у вас будет уже ваш черновик, в котором вы сможете:

1. Переставить порядок;
2. Описать что-то более детально, добавить картинок, где-то выделить жирным;
3. Создать темы, содержание в этом документе;
4. Прикрепить ссылки на необходимые примеры документов, согласованные документы, по которым уже ведется работа, например, техническое задание по сайту.
5. Описать уже все, что касается этой должности, а также четко увидите, что некоторые функции нужно передать другим, потому что в эту должность они не входят, или что нужно дописать то, что вы бы хотели чтобы происходило еще на этой должности.

В папке, где вы сохраняли документы можно перебрать то, что вы насобирали, выбросить то, что вы уже описали и как больше происходить не должно, оставить примеры того, как бы вы хотели, чтобы выглядела листовка вашей компании или распечатанный список дебиторов компании, чтобы сравнить его через мес. с тем, что будет и провести анализ, возможно, из какой-то бумаги нарисованной вручную сделать стандартный бланк.

После этого, вы увидите, что ваше описание, должностная инструкция занимает 2-6 листов с картинками и это все, что вы делаете, возможно, плюс еще 1 страница ожиданий того, что хотелось бы еще сделать, но не сделано, потому что сюда нужен отдельный человек.

Теперь можно смело и справедливо оценить объем работ этого человека, сколько у него подчиненных, какой это должен быть человек, что конкретно от него ожидается как результат, будете вы брать человека конкретно для этих функций?

Как только вы поймете это, вы сможете дать верную информацию менеджеру по найму и он сможет найти вам того самого человека, который будет подходить на эту должность по вашим взвешенным ответам в заявке на найм.

Это правило действует одинаково хорошо для того, чтобы написать должностную инструкцию и нанять как менеджера по продажам, так и директора.

Конечно, это не все, что она в себя может и должна включать, но этот тот фундамент, с которого вы сможете передать эту область деятельности для развития другому, специально нанятому для этого, человеку.